Google Drive je više od spremišta za dokumente. Iskoristite sljedeće mogućnosti!

Za većinu korisnika Google Drive je samo još jedno spremište u oblaku kamo se smještaju dokumenti od kojih bi neki ponekad mogli zatrebati. Ako na ovaj način promatrate Google Drive, zaista propuštate njegove ostale mogućnosti koje mogu samo povećati vašu produktivnost. Postoje određene značajke Google Drivea koje su skrivene unutar raznih izbornika pa ćemo izdvojiti one najvažnije koje će vam sigurno biti od velike koristi. Ugrađeni skener dokumenata Za skeniranje dokumenata korisnici često idu u instalaciju zasebnih aplikacija na telefonu, no ne znaju da Google Drive ima ugrađeni skener. Na Android telefonu tapkajte na gumb s prikazom znaka „+“ unutar Google Drive aplikacije te odaberite „Scan“ opciju kako bi na brz način skenirali dokumente. Nakon što ste izradili fotografiju, Google Drive aplikacija automatski će detektirati rubove dokumenta i konvertirati ga u PDF. Dokument također možete izrezivati, rotirati ili primijeniti na njemu jednostavne filtere kako bi unaprijedili čitljivost prije spremanja. Skenirani dokument se završno učitava izravno na Google Drive pohranu gdje ga se lako može organizacijski smjestiti ili dijeliti. OCR za pretražive dokumente Jedna od značajki na Google Driveu koja se vrlo rijetko spominje je OCR. S njom se može detektirati tekst unutar fotografija ili skeniranih PDF-ova te može postati pretraživ unutar Google Drivea. Primjerice, ako ste učitali fotografirani ili skenirani dokument na Google Drive, ondje se može njegov tekstualni sadržaj pretraživati što olakšava korištenje i traženje. Kod desktop okruženja također možete kliknuti desnom tipkom miša na određeni PDF, otvoriti ga unutar Google Docsa te u njemu dobiti mogućnost uređivanja i pretraživanja teksta. Iako se ne radi o OCR-u najviša kvalitete, na Google Driveu je izuzetno točan i zaista može mnogo značiti za produktivnost i efikasnost u svakodnevnom radu.   Pregled prijašnjih verzija dokumenata Slučajno brisanje nevažnog dokumenta ili neplanirano ažuriranje i spremanje njegove nove verzije mogu izgledati kao prava mala katastrofa, no u ovim situacijama sigurnost može pružiti jedna značajka na Google Driveu. Radi se o mogućnosti pregleda povijesti verzija dokumenata. Kod dokumenata koji su stvoreni u Google Docsu, Sheetsu i Slidesu Google Drive će automatski spremiti prijašnje verzije svaki put kad napravite nove promjene. Prošlim verzijama dokumenata možete pristupiti tako da otvorite dokument  te kliknete na File > Version history > See version history. Pojavit će se panel koji pokazuje prijašnje verzije dokumenta zajedno s vremenskim žigovima i imenima korisnika koji su radili izmjene. Prijašnje verzije dokumenata možete pregledavati te ih po potrebi vratiti u korištenje ako je to nužno. Pregled prijašnjih verzija dokumenata je sjajna stvar prilikom kolaboracije s drugima jer se uspostavlja kontrola nad izradom sadržaja gdje se neće izgubiti ništa važno.   Opisi dokumenata za dodavanje konteksta Google Drive omogućuje dodavanje opisa dokumentima i često se ova značajka olako previđa, a zapravo može biti vrlo praktična. Umjesto da se pouzdajete samo u nazive datoteka, kao korisnik u Google Driveu možete datotekama dodavati detalje koji opisuju što one sadrže. Kako bi dodali ovakav opis, kliknite desnom tipkom miša na datoteku u Google Driveu i odaberite File information > Details. Unesite opisni tekst u „Description“ polje i on će se spremiti te mu svatko može pristupiti i vidjeti ga. Opisi su izrazito korisni kod dijeljenih mapa ili kolaborativnih projekata. Kratki opis može jako dobro pojasniti namjenu dokumenta ili dati informaciju o njegovoj završnoj verziji. Radi se o efikasnom načinu za dodavanje konteksta bez potrebe za stvaranjem dugačkih naziva datoteka ili spremanja većeg broja dokumenata. Offline mod u Google Driveu kao radni prostor Offline mod stvara od Google Drivea jako pouzdan radni prostor jer možete otvarati i uređivati Google Docs, Sheets i Slides dokumente čak i kad nema internet veze. Kako bi ga koristili na desktopu, otvorite postavke Google Drivea i omogućiti „Offline mode“. Na pametnom telefonu potrebno je tapkati na izbornik s prikazom tri točke pored naziva datoteke te odabrati „Make available offline“. Sljedeći put kada izgubite internet vezu, a razlozi mogu biti od letova do nepouzdanih područja bez Wi-Fija, vi ćete i dalje moći raditi na svojim dokumentima kao i inače. Sve promjene koje ste uradili automatski će se sinkronizirati kada se internet veza obnovi.   Napredni filteri pretrage Napredni filteri pretrage u Google Driveu mogu pomoći u lakšem pronalasku dokumenata, a pogotovo ako je vaša pohrana u oblaku neorganizirana i ima previše sadržaja. Tapkajte na ikonu filtera u traci za pretraživanje i vidjet ćete opciju za sužavanje rezultata putem obilježja kao što su vrste datoteke, vlasnik, lokacija, datum te korisnici koji su uključeni u izradu dokumenta. Na primjer, tako možete brzo pronaći PDF dokument kojeg ste dijelili prošli mjesec ili dokumente koje je uređivao neki vaš kolega s posla. Umjesto da manualno radite pretrage po mapama i provodite beskrajna skrolanja, putem naprednih filtera pretrage mnogo ćete brže naći sadržaj ili dokument koje tražite. Značajke Google Drivea se podcjenjuju Google Drive je samo poznat po bazičnim funkcionalnostima za pohranu u oblaku, no nepravedno se zanemaruju i podcjenjuju njegove ostale mogućnosti. Sve značajke koje smo naveli pomoći će u organizaciji datoteka i mapa te donijeti neke nove oblike rada za koje dosad niste znali da postoje na Google Driveu. Možemo reći da je Google Drive pravo produktivno čvorište ako ga se iskoristi na pravi način pa vam preporučujemo da na značajke koje smo naveli obratite pozornost te da ih počnete koristiti.   Ervin MičetićThe post Google Drive je više od spremišta za dokumente. Iskoristite sljedeće mogućnosti! first appeared on PC CHIP.